[Mới] Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản mới được khấu trừ từ 01/07/2025

Quy định mới này thay thế cho mức 20 triệu đồng trước đây, gây nhiều quan tâm cho cộng đồng doanh nghiệp. Vậy hóa đơn dưới 5 triệu, 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ không? Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết.

Ngày 30/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Một trong những thay đổi đáng chú ý là từ 01/07/2025, các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

1. Từ 01/07/2025: Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản

Căn cứ theo điểm b, khoản 2 điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng 2024, được hướng dẫn bởi khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán…”

Theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP, các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được pháp luật công nhận bao gồm:

• Séc;
• Lệnh chi, ủy nhiệm chi;
• Nhờ thu, ủy nhiệm thu;
• Thẻ ngân hàng (thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước);
• Ví điện tử;
• Các phương tiện thanh toán hợp pháp khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Như vậy, kể từ ngày 01/07/2025, theo điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn đầu vào trên 5 triệu đồng sẽ bắt buộc phải thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT.

So sánh với quy định cũ

Trước đây, theo quy định tại Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn, chỉ những giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên mới cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.

Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025, mức ngưỡng này giảm từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ phải thay đổi thói quen thanh toán, chuyển sang sử dụng chuyển khoản, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử thay cho thanh toán tiền mặt nếu muốn đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế GTGT.

2. Các chứng từ đi kèm hóa đơn để được khấu trừ thuế GTGT

Để hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp và đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một số chứng từ đi kèm hóa đơn để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.

Các loại chứng từ bắt buộc đi kèm hóa đơn GTGT

Khi phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ, ngoài hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần có đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ)
• Hóa đơn GTGT (do bên bán phát hành theo quy định)
• Biên bản nghiệm thu hợp đồng
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Phiếu chi (nếu bên mua thanh toán tiền mặt)
• Phiếu thu (nếu bên bán nhận thanh toán tiền mặt)
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (áp dụng cho hàng hóa)
• Biên bản bàn giao hàng hóa, máy móc, thiết bị (nếu có)

Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này không chỉ giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT mà còn tránh rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Ví dụ minh họa về chứng từ đi kèm hóa đơn GTGT

Ví dụ 1: Doanh nghiệp thuê dịch vụ

• Nghiệp vụ: Doanh nghiệp A thuê máy chủ (server) của Công ty B từ ngày 01/7/2025 đến ngày 05/7/2025, giá trị dịch vụ 2.200.000 đồng (chưa thuế GTGT), thuế GTGT 8% là 176.000 đồng, tổng cộng 2.376.000 đồng.

• Chứng từ đi kèm hóa đơn GTGT bao gồm:

  • Hợp đồng dịch vụ (ghi rõ nội dung thuê máy chủ, thời gian, giá trị hợp đồng).

  • Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng.

  • Hóa đơn GTGT ghi chi tiết dịch vụ.

  • Đề nghị thanh toán (gửi kèm cùng hóa đơn).

Ví dụ 2: Doanh nghiệp mua máy móc, thiết bị

• Nghiệp vụ: Doanh nghiệp A mua máy photocopy từ Doanh nghiệp B với giá 10.000.000 đồng (chưa thuế VAT 8%).

• Chứng từ đi kèm hóa đơn GTGT bao gồm:

  • Hợp đồng mua bán máy móc.

  • Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng.

  • Biên bản bàn giao máy móc kiêm bảo hành.

  • Phiếu xuất kho (bên bán lập).

  • Phiếu nhập kho (bên mua lập).

  • Hóa đơn GTGT ghi rõ giá trị hàng hóa, thuế GTGT.

  • Phiếu chi (bên mua) hoặc phiếu thu (bên bán) nếu thanh toán tiền mặt.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế GTGT

• Các chứng từ đi kèm hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký, con dấu (nếu có) và được lập đúng quy định.
• Nếu thanh toán trên 5 triệu đồng, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp nên lưu trữ chứng từ theo hồ sơ kế toán để thuận tiện cho việc quyết toán thuế và giải trình khi cần.

3. Hóa đơn dưới 5 triệu có cần chuyển khoản không?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

3. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo quy định mới tại Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế GTGT, người mua cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Như vậy, nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng trong cùng một ngày có tổng giá trị trên 5 triệu đồng, thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi có thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Ví dụ minh họa: Hóa đơn dưới 5 triệu thanh toán nhiều lần trong ngày

Ngày 02/7/2025, Công ty A mua hàng của Công ty B với 2 hóa đơn:

• Buổi sáng: Mua hàng trị giá 3.000.000 đồng (chưa VAT), thuế GTGT 8%: 240.000 đồng, hóa đơn số 00000008.
• Buổi chiều: Tiếp tục mua hàng trị giá 4.000.000 đồng (chưa VAT), thuế GTGT 8%: 320.000 đồng, hóa đơn số 00000009.

Ngày 06/7/2025, Công ty B thanh toán tiền cho Công ty A. Các trường hợp được xử lý như sau:

Trường hợp 1: Thanh toán chuyển khoản ngân hàng

• Tổng giá trị thanh toán: 7.000.000 đồng (cho cả 2 hóa đơn).
• ✅ Được khấu trừ thuế GTGT toàn bộ (240.000 + 320.000 = 560.000 đồng).
• ✅ Chi phí mua hàng được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền mặt

• Tổng giá trị thanh toán: 7.000.000 đồng.
• ❌ Không được khấu trừ thuế GTGT.
• ❌ Chi phí mua hàng không được coi là chi phí hợp lệ.

Trường hợp 3: Thanh toán một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản

• Hóa đơn số 00000008 (3.000.000 đồng) thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng → ✅ được khấu trừ thuế GTGT 240.000 đồng, chi phí hợp lệ: 3 triệu đồng.
• Hóa đơn số 00000009 (4.000.000 đồng) thanh toán bằng tiền mặt → ❌ không được khấu trừ thuế GTGT, ❌ không tính chi phí hợp lệ.

Kết luận

Với quy định mới, việc khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán tiền mặt sẽ không được chấp nhận nếu tổng giá trị thanh toán trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luôn sử dụng chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo quyền lợi về thuế.
• Khi phát sinh nhiều hóa đơn dưới 5 triệu trong ngày, cần cộng dồn để xác định giá trị giao dịch.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ đi kèm (hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu thu – chi, chứng từ ngân hàng…) để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

4. Hóa đơn trên 20 triệu không chuyển khoản có được tính chi phí không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4, khoản 5 Điều 1 Nghị định 91/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn trên 20 triệu như sau:

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

…

c) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này; cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Các khoản chi đặc thù được tính vào chi phí dù không chuyển khoản

Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí hợp lệ khi phát sinh hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Khoản chi phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh

• Chi cho giáo dục quốc phòng – an ninh
• Chi cho huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ
• Các khoản chi phục vụ cho nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định pháp luật
• Chi hỗ trợ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp

b) Khoản chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc

Bao gồm:

• Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS
• Chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động
• Phí tư vấn, khám và xét nghiệm HIV
• Chi hỗ trợ trực tiếp cho người lao động nhiễm HIV

c) Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động

Những khoản chi này phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ và không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế/năm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân hoặc gia đình người lao động
• Chi nghỉ mát, hỗ trợ điều trị
• Chi hỗ trợ học tập, đào tạo cho con cái người lao động
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động gặp thiên tai, tai nạn, ốm đau
• Chi khen thưởng con cái người lao động có thành tích học tập tốt
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại dịp lễ, Tết hoặc phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

Trường hợp thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Bảng kê

Ngoài ra, theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP, đối với khoản chi thu mua hàng hóa, dịch vụ lập Bảng kê (như thu mua nông sản, thủy sản, phế liệu, đồ cũ từ người không kinh doanh), doanh nghiệp không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong trường hợp này, mặc dù hóa đơn hoặc chứng từ thu mua trên 20 triệu nhưng doanh nghiệp vẫn được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Kết luận

Như vậy, hóa đơn trên 20 triệu không chuyển khoản vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lệ trong một số trường hợp đặc thù như: chi cho quốc phòng – an ninh, chi phòng chống HIV/AIDS, chi phúc lợi cho người lao động, hoặc thu mua hàng hóa theo Bảng kê.

Tuy nhiên, với các giao dịch thông thường, để đảm bảo quyền lợi thuế, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Bạn có bất kỳ thắc mắc nào về pháp luật? Hãy inbox trực tiếp cho fanpage Luật New Key Nha Trang. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!

Xem thêm các tin tức khác tại: Trang Tin Tức – Công ty Luật TNHH New Key