Hướng dẫn 8 bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai thuế từ 01/01/2026

Hướng dẫn 8 bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai thuế từ 01/01/2026

Từ ngày 01/01/2026, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh có sự thay đổi lớn theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15. Theo đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp khoán thuế như trước đây mà phải chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai theo Luật Quản lý thuế.

Điều này đồng nghĩa rằng toàn bộ hộ kinh doanh đang tính thuế theo phương pháp khoán buộc phải thực hiện chuyển đổi sang hình thức kê khai thuế.
Dưới đây là quy trình 8 bước chuyển đổi chi tiết, kèm các lưu ý quan trọng để hộ kinh doanh tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

1. Nộp hồ sơ chuyển đổi phương pháp tính thuế chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai thuế

Bước đầu tiên, hộ kinh doanh cần nộp hồ sơ để chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hộ kê khai sử dụng Mẫu 08-MST (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC).

Việc nộp hồ sơ chuyển đổi phải thực hiện càng sớm càng tốt để tránh tình trạng dồn hồ sơ vào thời điểm cận mốc 01/01/2026.

2. Lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho

Hộ kinh doanh phải tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn, bao gồm:

• Hàng có hóa đơn
• Hàng không có hóa đơn

Kết quả kiểm kê sẽ được lập thành biên bản để làm cơ sở xác định số liệu tồn kho đầu kỳ khi ghi nhận vào hệ thống sổ sách kế toán theo phương pháp kê khai. Đây là bước quan trọng nhằm tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra sau này.

3. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Khi chuyển sang phương pháp kê khai, hóa đơn điện tử là bắt buộc. Hộ kinh doanh phải lựa chọn loại hóa đơn phù hợp:

• Bán lẻ trực tiếp: sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
• Kinh doanh dịch vụ, bán buôn: đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thông thường.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp minh bạch doanh thu, thuận tiện cho việc kê khai và đối chiếu số liệu.

4. Chuẩn bị phần mềm kế toán hoặc tự lập sổ trên Excel

Hộ kinh doanh kê khai cần sử dụng phần mềm kế toán phù hợp hoặc có thể tự lập sổ sách bằng Excel nếu nắm vững nghiệp vụ kế toán.
Dù chọn phương án nào, dữ liệu phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng và lưu trữ đúng quy định.

5. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán gồm 7 loại sổ bắt buộc

Theo Phụ lục 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai phải thiết lập và ghi chép 7 loại sổ kế toán.

Việc lập đầy đủ hệ thống sổ sách là yêu cầu bắt buộc, nhằm phục vụ cho công tác kê khai thuế, quyết toán thuế và đối chiếu với cơ quan thuế khi cần thiết.

6. Thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý

Từ thời điểm chuyển đổi, hộ kinh doanh phải kê khai thuế định kỳ theo mẫu:

• Mẫu 01/CNKD – Tờ khai thuế, ban hành theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Phụ lục 01-2/BK-HĐKD – Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (nếu có).

Trường hợp hộ kinh doanh có số liệu doanh thu đã được cơ quan chức năng xác nhận thì không cần nộp phụ lục 01-2/BK-HĐKD.

Việc kê khai có thể thực hiện theo quý hoặc theo tháng tùy vào quy mô doanh thu của từng hộ kinh doanh.

7. Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh kê khai phải sử dụng tài khoản ngân hàng riêng, tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân của chủ hộ. Điều này nhằm:

• Minh bạch hóa giao dịch
• Thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu
• Tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra dòng tiền

Đây là yêu cầu bắt buộc theo phương pháp kê khai.

8. Đăng ký và đóng BHXH bắt buộc cho lao động và chủ hộ

• Nếu hộ kinh doanh có người lao động thì phải đăng ký tham gia BHXH cho toàn bộ nhân viên.
• Chủ hộ kinh doanh cũng thuộc đối tượng phải tham gia BHXH theo quy định mới.
• Việc đóng BHXH đúng quy định giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo quyền lợi lâu dài cho cả chủ hộ và người lao động.

Lưu ý quan trọng sau khi chuyển sang phương pháp kê khai

Khi hộ kinh doanh đã chính thức thực hiện kê khai thuế, tất cả hàng hóa – dịch vụ mua vào, bán ra đều phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ. Việc thiếu hóa đơn có thể dẫn đến:

• Chi phí không được công nhận
• Doanh thu không minh bạch
• Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính

Quy định chia nhóm hộ kinh doanh để quản lý thuế từ 01/01/2026

Theo Đề án ban hành kèm Quyết định 3389/QĐ-BTC, hộ kinh doanh được chia thành 3 nhóm để áp dụng chế độ quản lý thuế phù hợp:

Nhóm 1: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm

• Được miễn thuế GTGT và TNCN
• Không bắt buộc ghi chép sổ sách phức tạp
• Kê khai 2 lần/năm hoặc chọn thời điểm phù hợp theo hướng dẫn của cơ quan thuế

Đây là nhóm được ưu tiên đơn giản hóa thủ tục nhằm giảm áp lực cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

Nhóm 2: Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm

• Tiếp tục nộp thuế trực tiếp trên doanh thu như hiện hành

• Thuế suất áp dụng theo ngành nghề, gồm:

  • 1%: Phân phối, cung cấp hàng hóa

  • 3%: Sản xuất, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu vật liệu

  • 5%: Dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật liệu

  • 2%: Ngành nghề khác

• Kê khai theo quý

Ngoài ra:

• Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc nhưng được khuyến khích ghi chép doanh thu đầy đủ.

Nhóm 3: Doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm

Hộ thuộc nhóm này áp dụng chế độ quản lý thuế gần tương đương doanh nghiệp:

• Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT:

  Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào

• Thuế thu nhập cá nhân: 17% trên lợi nhuận, trong đó:

  Lợi nhuận = Doanh thu – chi phí hợp lý

• Kê khai thuế theo:

  • Tháng nếu doanh thu > 50 tỷ/năm

  • Quý nếu doanh thu ≤ 50 tỷ/năm

• Bắt buộc xuất hóa đơn điện tử

• Bắt buộc có tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh

Kết luận

Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh khoán sẽ phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế theo quy định của Nghị quyết 198/2025/QH15. Việc nắm rõ 8 bước chuyển đổi, hiểu cơ chế quản lý thuế theo từng nhóm doanh thu và chuẩn bị đầy đủ hóa đơn – chứng từ sẽ giúp hộ kinh doanh tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Bạn có bất kỳ thắc mắc nào về pháp luật? Hãy inbox trực tiếp cho fanpage Luật New Key Nha Trang hoặc Luật Sư Nhật Hằng Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!

Xem thêm các tin tức khác tại: Trang Tin Tức – Công ty Luật TNHH New Key